Con ordinanza ingiunzione dell’11 gennaio 2023 il Garante della Privacy ha disposto una sanzione amministrativa pecuniaria nei confronti di un’azienda che, successivamente alla cessazione di una collaborazione, ha mantenuto attiva la mail aziendale della ex collaboratrice prendendo visione del relativo contenuto.

Nel comminare tale sanzione il Garante della Privacy ha evidenziato i seguenti punti della vicenda:

  • prima che cessasse il rapporto la collaboratrice aveva raccolto, a nome dell’azienda, i riferimenti di potenziali clienti incontrati a una fiera di settore, tramite una casella mail aziendale individuale aperta per l’occasione dall’azienda stessa;
  • una volta cessato tale rapporto, nel timore di perdere i contatti con i potenziali clienti, l’azienda aveva continuato a visionare le mail della ex collaboratrice;
  • sin da subito la ex collaboratrice aveva richiesto la disattivazione immediata della sua mail aziendale;
  • a fronte della richiesta di disattivazione della mail aziendale da parte dell’ex collaboratrice, l’azienda aveva risposto che tale mail sarebbe rimasta attiva il tempo necessario a riscontrare chi, tra i potenziali clienti conosciuti alla fiera, avesse tentato di contattare l’azienda stessa;
  • l’azienda, che si era comunque tutelata inviando una mail ai contatti raccolti presso lo stand della fiera precisando che la collaboratrice non agiva più per conto della società, aveva persistito nell’illecito trattamento dei dati della ex collaboratrice inoltrando la sua posta elettronica all’indirizzo mail di un altro dipendente dell’azienda;
  • seguivano ulteriori solleciti di chiusura dell’indirizzo di posta elettronica da parte della ex collaboratrice nei confronti dell’azienda, che chiudeva l’indirizzo di posta elettronica in questione solo dopo più di un mese e mezzo dalla cessazione della collaborazione.

Il Garante della Privacy ha ritenuto illecita la condotta sopra descritta, in quanto posta in essere dall’azienda in assenza di un idoneo criterio di legittimazione per l’effettuazione del trattamento dei dati dell’ex collaboratrice.

Infatti, secondo l’orientamento consolidato del medesimo Garante della Privacy, si sarebbe realizzato un adeguato bilanciamento degli interessi in gioco (cioè la necessità di prosecuzione dell’attività economica del titolare e il diritto alla riservatezza dell’interessata) con l’attivazione di un sistema di risposta automatico con il quale venissero forniti indirizzi alternativi ai quali contattare il titolare, senza che lo stesso titolare del trattamento prendesse diretta visione delle comunicazioni in entrata sull’account individualizzato assegnato all’interessata.

Pertanto, la finalità (legittima) di non perdere contatti utili per la propria attività commerciale si sarebbe potuta perseguire con trattamenti meno invasivi e, quindi, più conformi alla disciplina di protezione dei dati rispetto a quello posto effettivamente in essere dall’azienda sanzionata con l’ordinanza in esame.

 

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